Как грамотно отказать кандидату на должность

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как грамотно отказать кандидату на должность». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Независимо от того, как вы отказываете соискателю (письменно или устно), действует один и тот же сценарий. Его можно разделить на 4 смысловых блока: благодарность, объяснение причин отказа, указание сильных сторон, предложение внести в кадровый резерв.

Когда и как лучше сообщить об отказе

Об отказе лучше сообщить сразу, как только вы приняли решение. Обычно ситуация развивается по одному из двух сценариев.

Отказать прямо на собеседовании. Это применимо для тех случаев, когда в ходе интервью вы понимаете, что кардинально не сходитесь в графике, зарплате, уровне нагрузки, или выясняется, что реальные навыки не соответствуют тем, что были указаны в резюме. В любом случае вы уверены, что не наймёте кандидата на работу — тогда целесообразно отказать кандидату прямо во время собеседования или как только оно завершилось, чтобы не создавать у человека ложных ожиданий.

Например, вы ищете официанта на утреннюю смену, а к вам приходит студент-очник, у которого занятия всегда начинаются в 8:00. Лучше сразу обозначить, что вы друг другу не подходите:

«К сожалению, мы не можем принять вас на работу — утренние смены в кафе длятся с 8:00 до 13:00».

Отказать через несколько дней после собеседования. Бывает, что по итогам всех собеседований, которые могут длиться неделями, вы принимаете решение нанять другого кандидата. Вы не можете отказать первому соискателю лично, и остаётся два способа это сделать: устно по телефону или письменно — по электронной почте и в мессенджерах.

Некоторые рекрутеры советуют сообщать неприятные новости письменно, чтобы не застать человека врасплох. С другой стороны, голосом легче донести интонацию — например, выразить поддержку и дать понять, что вам не всё равно. Идеально, если после собеседования вы договорились, как именно сообщите о принятом решении. Если это не оговаривалось — поступайте так, как комфортнее вам.

В ситуациях массового подбора рекрутерам приходится интервьюировать десятки человек в день.Тогда допустимо прямо на собеседовании обозначать, стоит ли ждать звонка от компании, и если да, то как долго, например:

«К сожалению, обзвонить всех, кто нам не подошёл, мы не можем. Поэтому, если мы не перезвоним через 7 дней, это значит, что выбор сделан в пользу другого кандидата».

Способ 7. «Письменный отказ»

Статья 64 ТК РФ «Гарантии при заключении трудового договора» содержит следующие положения:

«Запрещается необоснованный отказ в заключении трудового договора»

«По письменному требованию лица, которому отказано в заключении трудового договора, работодатель обязан сообщить причину отказа в письменной форме в срок не позднее чем в течение семи рабочих дней со дня предъявления такого требования»

«Отказ в заключении трудового договора может быть обжалован в суд.

Чем мотивировать «официальный» отказ в письменной форме:

• несоответствием опыта, образования, знаний и навыков соискателя, требованиям, установленными локальными нормативными актами работодателя, например, разделом «Квалификационные требования» должностной инструкции;
• неудовлетворительными результатами отборочных испытаний, в ходе которых установлено, что квалификация соискателя не соответствуют требованиям нанимателя;
• исполнением положений нормативно-правовых актов, устанавливающих обязательные требования к квалификации и состоянию здоровья соискателей вакантной должности.

На практике соискатели крайне редко требуют письменные отказы, в судах соискателям в единичных случаях удается доказать факт необоснованного отказа или дискриминации.

Отказ на стадии получения резюме

Это самый безобидный в плане отказа диалог между работодателем и соискателем и одновременно самый редкий. Мало кто из ИП реагирует на поток резюме, который обрушивается на него при публикации вакансии, и большинство отправителей никогда не получат даже сообщения о том, что резюме доставлено. Если же практика ответа, пусть и шаблонного, входит в hr-политику, то он обычно ­направляется в форме ­электронного письма.

Даже отказа как такового здесь можно избежать, особенно если человек ведет «холодный» поиск работы и предлагает свои услуги предпринимателю, который не публиковал интересующую его вакансию. Гораздо проще и эффективнее дать понять соискателю, что его резюме принято и просмотрено и, как только появится подходящая работа, с ним свяжутся. Тем более что такой подход к поиску персонала эффективен и ­способен ­сэкономить массу времени.

Ответ на присланное резюме в этом случае должен обладать следующими характеристиками:

• быть нейтральным, что означает: мы не приглашаем вас на работу прямо сейчас, но и не отказываем, не исключая сотрудничества в ­будущем;
• быть доброжелательным – нужно поблагодарить соискателя за проявленный к вакансии или компании интерес;
• быть завершенным, чтобы в голове соискателя напротив соответствующего потенциального работодателя появилась галочка – резюме ­отправлено, получено, просмотрено.

Приведем пример такого ответа.

Официальное письмо-отказ

Единственное и главное требование к письменному отказу – он должен быть законным. А законные основания отказа в приеме на работу – это, во-первых, отсутствие у соискателя необходимых деловых качеств, а, во-вторых, то, что соискатель относится к категории граждан, прием которых именно на эту вакансию запрещен законодательно. Например, с несовершеннолетним гражданином нельзя заключить договор о полной материальной ответственности, следовательно, на вакансию, подразумевающую заключение такого договора, принять его не получится, каким бы идеальным кандидатом он ни оказался.

Что касается отсутствия необходимых деловых качеств, то при отказе на этом основании недостающие качества нужно четко проговорить и, по возможности, сослаться на документ, в котором описаны ­требования к кандидатам на вакансию.

Письмо-отказ оформляется на бланке для писем. Его подписывает индивидуальный предприниматель или должностное лицо, которое уполномочено принимать на работу. Письмо проходит стандартную дело­производственную процедуру для исходящих документов, в частности:

• готовится в двух экземплярах: основном для адресата и визовом, который будет помещен в дело;
• ИП подписывает оба экземпляра письма;
• после подписания письмо проходит регистрацию в общем порядке.

Отказ кандидату: причины

Фактическая причина отказа кандидату может быть любой:

• соискатель не подходит по уровню образования, опыту и компетенциям – то, что в законе называют «деловыми качествами» и за что не могут осудить компанию;
• кандидат не оправдывает субъективных представлений будущего руководителя, коллег, возможных клиентов – то, что закон квалифицирует как дискриминацию со стороны работодателя и за что устанавливает негативные последствия.

Например, психологически неустойчивый, демонстрирует неадекватное и развязное поведение, либо наоборот – зажатое и скрытное, а также не подходить по возрасту, полу и внешним данным; претендент не соответствует требованиям к приему на определенные должности и работы ввиду объективных причин, которые прямо предусмотрены законом: возраста, пола, состояния здоровья, наличия или отсутствия определенного права.

В этом случае он не может быть утвержден по вакансию даже при желании работодателя.

ВЫПИСКА Необоснованный отказ в заключении трудового договора – отказ по дискриминационным признакам, не связанным с деловыми качествами соискателя (ст. 64 ТК РФ).

Дискриминация – ограничение в трудовых правах и свободах (либо наоборот – предоставление преимущества) в зависимости от пола, расы, цвета кожи, национальности, языка, происхождения, имущественного, семейного, социального и должностного положения, возраста, места жительства, отношения к религии, убеждений, принадлежности или непринадлежности к общественным объединениям или к социальным группам (ст. 3 ТК РФ).

Деловые качества – способность человека выполнять определенную трудовую функцию с учетом имеющихся (п. 10 ПП ВС РФ от 17.03.2004 № 2):

• профессионально-квалификационных качеств (определенной профессии, специальности, квалификации);
• личностных качеств (состояния здоровья, наличия определенного уровня образования, опыт работы по данной специальности, в данной отрасли).

Специалисту по подбору важно знать причины, не связанные с деловыми качествами кандидата, но по которым ему запрещено отказывать в приеме на работу (ст. 16–18, 64, 332, 391 ТК РФ):

• женщинам по мотивам, связанным с беременностью или наличием детей;
• приглашенным в письменной форме на работу в порядке перевода от другого работодателя, в течение одного месяца со дня увольнения с прежнего места работы;
• избранным на должность;
• избранным по конкурсу на замещение должности; лицам, в пользу которых вынесено судебное решение о заключении трудового договора;
• инвалидам, принимаемым в счет квоты рабочих мест (ст. ст. 13, 13.2 Закона РФ от 19.04.1991 № 1032-1).

При большом потоке соискателей компании рассылают шаблонные извещения. Вот несколько примеров:

1. «Вы подходите на данную вакансию по большинству критериев. Но помимо Вас, было еще несколько кандидатов. У одного из них было больше профессиональных навыков, чем у остальных, включая Вас. Соответственно, в предоставлении должности мы отказываем».
2. «По результатам собеседования Ваша кандидатура была отклонена».
3. «Для данной должности необходимо профессиональное владение иностранным языком. Так как Ваш уровень невысок, то вынуждены Вам отказать».

Когда отказ мотивирован

Иногда действия работодателя полностью соответствуют ТК РФ, поскольку при рассмотрении кандидатуры выясняется, что взять человека не представляется возможным. Трудоустройство запрещается в случае:

• попытки трудоустройства гражданами до 14-16 лет, не получившими согласия от родителей;
• недостаточного для оформления пакета бумаг (личный документ, об образовании, СНИЛС, военный билет, трудовая книжка);
• несоответствия физическим данным (например, когда женщина пытается устроиться на работу, предусматривающую поднятие чрезмерных тяжестей или при обращении несовершеннолетнего по вакансиям на вредном и опасном производстве);
• непрохождения несовершеннолетним обязательного на предприятии медосмотра;
• неготовности работника говорить на официальном в РФ русском языке (при трудоустройстве госслужащих).
• дисквалификации на предыдущем месте с записью в трудовой;
• наличия в прошлом наказаний, связанных с ограничениями в занятии должностей;
• невозможности исполнения некоторых должностных обязанностей в силу наличия психических патологий, эпилепсии, дефектов речи, наркозависимости и т.д.

Может ли работник обжаловать решение?

В 64 статье ТК РФ отмечено, что, если работник считает, что потенциальный работодатель дал ему незаконный, необоснованный или неправомерный отказ в приеме на работу, гражданин вправе обратиться за помощью в суд.
В 3 статье ТК РФ говорится о том, что, соискатель может не только требовать устранить нарушение, но и претендовать на компенсацию ущерба и морального вреда.

Каждая ситуация индивидуальна и решение по ней принимается в судебном порядке.

Удовлетворяя иск обратившегося, суд может обязать работодателя принять гражданина на работу.

В решении суда также может стоять дата, с которой обратившийся должен приступить к выполнению своих должностных обязанностей.

Правила ведения беседы с целью отказа от вакансии

Фундаментальные законы межличностного общения, дипломатические скрипты (схемы) действуют и в условиях личной встречи с неподходящим работодателем. Беседа не вызывает трудности, если соискатель помнит о том, что он – равноправный участник трудового обмена, предлагающий свои профессиональные услуги взамен условленного вознаграждения. Следуя этой мысли, инициатору переговоров несложно будет защитить свои интересы, не выходя за рамки доброжелательного тона. Стоит заранее составить план беседы, обеспечить объяснение одним или несколькими аргументами и придерживаться выбранной цели – безоговорочно разорвать отношения или выиграть более дружественные условия. Вот несколько правил, призванных помочь достичь успеха в переговорах:

1. Краткость. Сообщение должно быть лаконичным и емким, чтобы сэкономить время обеих сторон.
2. Не допускать извинительного тона. Несмотря на естественное стремление сгладить отрицательный посыл известия и снизить напряженность, следует держаться паритетного стиля общения, чтобы удержать собеседника от неконструктивных высказываний. Исключить слова «извините», «простите», «прошу прощения».
3. Желательно использовать четкую невербальную «маску», которая поможет подсознанию оппонента воспринимать говорящего как честного и решительного человека: взгляд в глаза, дружелюбная улыбка, открытые жесты рук.
4. Если собеседник переводит разговор на эмоциональный уровень или продолжает настаивать на неприемлемых условиях, следует применить технику «глухого отказа» (повторение избранного решения на каждую реплику оппонента).
5. Избегать эмоциональной реакции на раздражение и упреки; проявлять терпение.

Когда отказываться от вакансии

Психологи рекомендуют не торопиться с решением и выделить себе время для обдумывания. Это нормальное поведение обстоятельного человека, которое не должно вызывать подозрений у потенциального работодателя. Поэтому соискателю следует запомнить два правила в общении с hr-специалистами:

1. На вопрос кадровика «Рассматриваете ли вы вакансии других работодателей?» отвечать утвердительно. Исключение – если кандидат по какой-либо причине желает трудоустроиться только в данную компанию (или стремится убедить в этом интервьюера).
2. При согласовании времени на принятие решения или даты выхода на службу обязательно брать тайм-аут на срок до 7-10 дней. Этот период обычно закладывается в процесс подбора кандидата: сотрудники кадрового подразделения завершают конкурс, отзывают вакансии, сравнивают отобранных кандидатов, проясняют их позицию, готовят отчеты. Объяснить необходимость отсрочки можно разными аргументами.

4 неочевидных испытания, которые вам предложат на собеседовании

Время объявления отказа зависит и от этапа трудоустройства.

1. После приглашения на собеседование. При желании избежать первой встречи с отбракованным работодателем рекомендуется предупредить интервьюера минимум за день до отмеченного времени. Телефонный звонок – наиболее приемлемый метод связи для того, чтобы отказаться от приглашения. Звонить нужно в рабочее время, когда сотрудники заняты текущими вопросами и не готовы вникать в подробности. Инициатор разговора получает возможность не только отказаться, но и «сохранить лицо». Нежелание являться на первую встречу обычно не требует объяснения причин.
2. После первого интервью. Период от вводного собеседования до последующих встреч с представителями обычно занимает несколько дней. Если рекрутер сообщает о положительном решении сразу после собеседования, соискателю рекомендуется попросить об отсрочке на 1-2 недели, в течение которых желательно проинформировать об отказе. После первой встречи у кандидата появляется много новой информации о работодателе, которая может подсказать истинную или формальную зацепку для отклонения вакансии.
3. После договоренности о выходе на работу. Иногда возникают ситуации, когда кандидат меняет решение непосредственно перед началом или в первые дни трудовой деятельности. В этом случае следует действовать по обстоятельствам. После подписания договора возможность разорвать трудовые отношения возникнет только после испытательного срока. Если официальное оформление еще не завершено, стоит попросить о личной встрече сотрудника, курирующего вакансию. Телефонный вариант отказа уместен, но нежелателен. На этом этапе необходимо подобрать самые убедительные и обоснованные причины. Даже если доводы «отказника» заведомо ложные, стремление донести до рекрутера поясняющую информацию будет содействовать сохранению положительного мнения о работнике.

• Выигрывают мотивы, основанные на личном анализе соискателем соотношения собственных сил и требований должности: «Я пришел к выводу, что не смогу справляться с обязанностями, мне недостаточно опыта для успешного выполнения этих функций. Сначала я не обратил внимания на некоторые детали, но теперь понимаю, что не смогу их игнорировать».
• Обратить внимание собеседника, что решение об отказе далось нелегко.
• Предложить замену из числа знакомых, за которых можно поручиться, пригласить на свою лекцию, презентацию, мастер-класс, тренинг, дать ссылку на персональный блог, предложить свои услуги уже не как коллеги, а контрагента и т.п.
• Выразить удовольствие от знакомства, внимания к своей кандидатуре.

Как сообщить бывшему потенциальному работодателю о своем отказе

Успешно прошедшие собеседование соискатели могут получить более выгодное предложение, переехать в другой город, передумать. Надо ли затруднять себя и сообщать бывшему потенциальному работодателю о своем отказе? Конечно надо. Не стоит прятаться, сбрасывать звонки менеджера, отключать интернет. Отсутствие на рабочем месте в назначенный день вызовет вопросы. Если причины не будут объяснены на протяжении 2-3 дней, это обязательно испортит имидж и создаст репутацию необязательного и непорядочного сотрудника.
Не стоит терзаться сомнениями. Надо помнить, что кандидат имеет полное право отказаться от вакансии.
Не нужно придумывать несуществующих причин и фантастических историй. Самые приемлемые объяснения:

• предложили место работы с большим окладом (более комфортными условиями, удобным графиком работы, местоположением);
• изменились личные обстоятельства;
• пока не готов принять ответственное предложение, хотя в дальнейшем можно продолжить сотрудничество.

Отказывать целесообразнее по телефону. В разговоре стоит поблагодарить сотрудников за потраченное время, принести извинения за беспокойство.

Как правильно отказаться от собеседования в письме

Как отказаться от приглашения на собеседование? Независимо от вида составляется в соответствии с грамматическими и этикетными нормами деловой переписки.
Письмо должно содержать благодарность за проявленное внимание: «Благодарю за приглашение на собеседование… «. Желательно персонализировать обращение: «Уважаемая Мария Васильевна!».
Стоит упомянуть о том, что вы внимательно рассмотрели поступившее предложение, изучили предоставленную информацию: «Я внимательно рассмотрел предложение о возможности сотрудничества… «.
«Подсластите пилюлю» положительной оценкой организации от предложения которой вы отказываетесь: «Положительная репутация и успехи вашей фирмы известны, но… «, «Получить ваше предложение было крайне лестно, но… «.
Оставьте пути для дальнейшего сотрудничества: «Надеюсь, что при других обстоятельствах у меня еще будет возможность для взаимовыгодного общения с вашей компанией… «.
Изложите отказ в четкой, корректной форме. Обязательно поставьте дату, роспись и расшифровку к ней. Письмо в конверте следует занести в организацию лично.
Электронный вариант письма отправляется на официальный электронный адрес отдела кадров, агентства или руководителя.

Вы не обязаны излагать причины отказа, а тем более оправдываться. Однако вежливо обосновать свое решение все-таки стоит.
Не приводите надуманных причин отказа и уж тем более не отзывайтесь об организации, коллективе, руководителе нелицеприятно, не ссылайтесь на слухи, разговоры о плохих условиях труда, склочном начальнике, обмане сотрудников.
Самые традиционные, вызывающие понимание у HR-менеджеров причины:

• слишком далеко и долго добираться до места работы, большие транспортные расходы;
• неприемлемый график работы;
• несоответствующая вашей квалификации заработная плата;
• отсутствие социальных льгот и гарантий;
• личные, семейные обстоятельства;
• более выгодное предложение (только если это правда, вдруг не найдя лучшего места вы будете вынуждены вернуться в эту организацию);
• ухудшившееся состояние здоровья;
• изменившиеся обстоятельства.

Правильный отказ от собеседования, с соблюдением всех дипломатических тонкостей, создает положительное мнение о вас как о хорошем соискателе с которым можно продолжить работу в дальнейшем. Закрепляет репутацию порядочного, отзывчивого человека, что особенно важно при узком сегменте рынка труда для вашей специальности, квалификации или в маленьком населенном пункте.

Процесс поиска и подбора подходящего кандидата на конкретную вакансию — всегда конкурс. И победителем в нем станет только один соискатель, которому выпадет возможность занять вакантную должность и влиться в ряды сотрудников компании. Но ведь в конкурсе на ту или иную вакансию могут участвовать иногда десятки человек — те, кто потратил свое время и прошел собеседование, а иногда и не одно, сдал тесты, а теперь справедливо ждет ответа от компании.
Сообщить неподходящим кандидатам об отрицательном решении — неприятная, но необходимая часть конкурса.

Похожие записи:

• Какие документы оформляются в 2024 году по достижении 60 лет в СПБ
• Величина пенсии по потере кормильца в 2024 году
• Как оформить возврат товара от розничного покупателя: законы и документы